Kính gửi các cơ quan, đơn vị cùng toàn thể Học viên sau đại học, Sinh viên và Nghiên cứu viên (NCV) có nhu cầu thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học (NCKH) tại Bệnh viện Răng Hàm Mặt TP.HCM.
Để đảm bảo công tác quản lý dữ liệu, tuân thủ đạo đức trong nghiên cứu y sinh học và thống nhất quy trình thực hiện, Bệnh viện Răng Hàm Mặt TPHCM thông báo quy trình đăng ký thu thập, xác nhận dữ liệu nghiên cứu và nghĩa vụ tài chính liên quan đối với nghiên cứu viên như sau:
I. Các bước thực hiện đối với nghiên cứu viên
Nghiên cứu viên thực hiện theo trình tự các bước sau:
1. Nộp hồ sơ
A) Nộp về Phòng Kế hoạch Tổng hợp
Hồ sơ đăng ký thu thập dữ liệu bao gồm:- Đề cương nghiên cứu đã thông qua hội đồng
- Đơn đề nghị triển khai thu thập dữ liệu (BM.NCKH.05.01)
- Giấy giới thiệu
- Giấy chấp thuận thông qua Hội đồng đạo đức (bản photo)
- Quyết định giao đề tài (bản photo)
- Quy trình thu thập dữ liệu tại bệnh viện (BM.NCKH.05.06)
- Bảng kiểm đăng ký thu thập dữ liệu (BM.NCKH.05.07)
- Đơn xin đánh giá đạo đức trong NCYSH (đã ký) (Mẫu BM.IRB.04.01)
- Phiếu lựa chọn quy trình xem xét rút gọn (đã ký) hoặc Phiếu lựa chọn quy trình xem xét đầy đủ (đã ký) (Mẫu BM.IRB.04.02 hoặc BM.IRB.04.03)
- Lý lịch khoa học của cá nhân (đã ký) (Mẫu BM.IRB.04.04)
- Thư đồng ý cho phép sử dụng số liệu nghiên cứu (nếu có) (Mẫu BM.IRB.04.06)
- Phiếu cung cấp thông tin và chấp thuận tham gia nghiên cứu (nếu có) (Mẫu BM.IRB.04.08)
NCV nộp hồ sơ đăng ký thu thập dữ liệu về Phòng Kế hoạch Tổng hợp (KHTH) theo hai hình thức:
- 01 bản giấy về Phòng Kế hoạch Tổng hợp - Tầng 7
- Bản điện tử (word + scan) gửi về địa chỉ email: hddd.bvrhm@gmail.com
Đường dẫn chứa các biểu mẫu:
https://drive.google.com/drive/folders/1dESBTGgKhtOW-WsAt5r9i6tdeI5FACV3?usp=sharingB) Nộp về các Khoa, Phòng liên quan (Nếu có)
NCV nếu mang máy/thiết bị/thuốc/vật liệu từ bên ngoài vào sử dụng tại bệnh viện phục vụ NCKH cần liên hệ đơn vị quản lý chuyên trách để thẩm định, xác nhận trước khi tiến hành cuộc họp với các bên liên quan:
- Phòng Vật tư - Thiết bị Y tế (VT-TBYT) đối với thiết bị/công cụ dụng cụ (Mẫu BM.NCKH.05.09)
- Khoa Dược đối với thuốc/hóa chất vật tư tiêu hao/sinh phẩm hỗ trợ (Mẫu BM.NCKH.05.12)
- …
2. Xét duyệt
Ban thư ký đánh giá hồ sơ, tổ chức buổi trình với BGĐ, HĐĐĐ cùng các khoa/phòng liên quan để phê duyệt Đơn đề nghị triển khai thu thập dữ liệu cho NCV. NCV nộp lại hồ sơ chỉnh sửa theo yêu cầu từ Hội đồng xét duyệt (nếu có).
Khi được thông qua, NCV nhận lại Đơn đề nghị thu thập dữ liệu đã có ý kiến BGĐ và giấy chấp thuận của hội đồng đạo đức để tiến hành thu thập dữ liệu.
3. Triển khai lấy mẫu
NCV trình đơn đã được phê duyệt cho Lãnh đạo Khoa nơi lấy mẫu. Thực hiện thu thập dữ liệu, đồng thời phối hợp với bác sĩ điều trị để chủ động bổ sung đầy đủ thông tin nghiên cứu vào hồ sơ liên quan ngay sau khi thu thập dữ liệu nghiên cứu theo đúng quy định.
4. Xác nhận dữ liệu
Hồ sơ xác nhận dữ liệu bao gồm:- Đơn đề nghị xác nhận dữ liệu (Mẫu BM.NCKH.05.02)
- Danh sách người bệnh tham gia nghiên cứu (Mẫu BM.NCKH.05.03) có chữ ký của NCV và lãnh đạo khoa/phòng (NCV và lãnh đạo khoa/phòng chịu trách nhiệm về tính xác thực của số liệu nghiên cứu)
- Bảng kiểm xin xác nhận dữ liệu đề tài (Mẫu BM.NCKH.05.08)
- Giấy xác nhận về việc phân công người hướng dẫn, hỗ trợ nghiên cứu tại Khoa, Phòng (Mẫu BM.NCKH.05.16)
- Các giấy tờ liên quan khác (nếu có)
NCV nộp hồ sơ đăng ký thu thập dữ liệu về Phòng Kế hoạch Tổng hợp (KHTH) theo hai hình thức:
- 01 bản giấy về Phòng Kế hoạch Tổng hợp - Tầng 7
- Bản điện tử (word + scan) gửi về đường dẫn: https://forms.gle/iWHJPnVqnf8qBNta7
* Thời gian kiểm tra hồ sơ (tùy thuộc số lượng mẫu):
| Từ 30 – 50 mẫu: | 7 ngày làm việc |
| Từ 50 – 100 mẫu: | 14 ngày làm việc |
| Trên 100 mẫu: | 21 ngày làm việc |
* Thời gian cấp giấy xác nhận: 05 ngày kể từ ngày kiểm tra đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Đường dẫn chứa các biểu mẫu:
https://drive.google.com/drive/folders/1dESBTGgKhtOW-WsAt5r9i6tdeI5FACV3?usp=sharingIII. Các lưu ý đối với nghiên cứu viên
- Nghiên cứu viên liên hệ phòng Kế hoạch Tổng hợp – Tầng 7 để được hướng dẫn cụ thể và cung cấp các biểu mẫu liên quan.
- Tất cả dữ liệu thứ cấp từ hồ sơ bệnh án (giấy và điện tử) thu thập tại bệnh viện đều thuộc bản quyền của Bệnh viện Răng Hàm Mặt TPHCM. Khi xuất bản dựa trên dữ liệu này, yêu cầu bắt buộc phải có ít nhất 01 nhân viên của bệnh viện cùng tham gia nghiên cứu và có tên trong nhóm tác giả.
- Nghiên cứu viên phải cam kết tuyệt đối bảo mật bệnh án điện tử và chịu trách nhiệm hoàn toàn nếu vi phạm.
Trên đây là thông báo về việc hướng dẫn các bước thu thập và xác nhận dữ liệu nghiên cứu khoa học tại Bệnh viện Răng Hàm Mặt Thành phố Hồ Chí Minh năm 2026./.
Tóm tắt quy trình
